logo Bas & Ferry
Home » Cases »

Case: HOEZO!

Aanleiding

HOEZO! Projectmanagement en congresorganisatie heeft ruim 15 jaar ervaring met het organiseren en bedenken van congressen en evenementen voor het bedrijfsleven en de (semi)overheid.
Eind 2007 namen ze contact met ons op met als concreet probleem de moeizame afhandeling van inschrijvingen via internet. Voor de registratie en verwerking van de door hen georganiseerde evenementen heeft HOEZO! diverse, op zichzelf staande toepassingen laten ontwikkelen.
Deze toepassingen voldeden niet meer aan de eisen van HOEZO!, zo waren er beperkte mogelijkheden in het inrichten van aanmeldformulieren en konden ze niet volledig naar wens van de opdrachtgevers worden vormgegeven. Hiernaast was het behoorlijk bewerkelijk om een formulier goed in te richten én functioneerde de koppeling tussen de formulieren op internet en de offline Access Database verre van optimaal.

Onze oplossing

De problemen van HOEZO! waren helder omschreven en de oorzaken duidelijk te identificeren. Om HOEZO! te kunnen voorzien van een passende oplossing, hebben we verder gekeken dan de problemen. Het knelpunt lag namelijk in het feit dat er gebruik werd gemaakt van twee toepassingen, één op internet en één offline, zonder gedegen koppeling. Hierdoor ging er veel tijd verloren met het correct registreren van de inschrijvingen.
We hebben, op basis van de bestaande situatie én de wensen voor de toekomst, geadviseerd om één webapplicatie te ontwikkelen, met daarin alle functionaliteiten van zowel de online als de offline applicatie. Door alles te integreren staan alle gegevens centraal geregistreerd en dankzij internet zijn ze overal toegankelijk. Ook is er met één geïntegreerde en online applicatie veel meer mogelijk op het gebied van interactiviteit met opdrachtgevers en klanten (een wens van HOEZO!).
Bij de ontwikkeling van de nieuwe applicatie zijn uiteraard direct de bestaande problemen aangepakt; zo hebben we een onderdeel ontwikkeld waarmee de meest complexe aanmeldformulieren eenvoudig en intuïtief opgezet kunnen worden. Workshops, hotelovernachtingen, dinerwensen, sprekers, excursies, álles kan worden verwerkt.
Indien gewenst door opdrachtgevers, kan HOEZO! zeer eenvoudig zélf de vormgeving van een formulier volledig aanpassen aan de huisstijl (kleuren en logo's) van de opdrachtgever, uiteraard zonder enige technische kennis.

Meer dan problemen oplossen

De ontwikkeling van de nieuwe applicatie hebben we aangegrepen om gelijk te kijken naar de aanvullende wensen en eisen binnen de organisatie.

Ten behoeve van de marketing van evenementen hebben we een specifieke mailtoepassing ontwikkeld. De applicatie is uitgerust met diverse selectiemogelijkheden en een faciliteit waarmee adresbestanden van opdrachtgevers geïmporteerd kunnen worden. Na het opstellen van de mailing, kan de mailing zeer eenvoudig verstuurd worden naar de geselecteerde en/of geïmporteerde adressen.

Een opdrachtgever is vaak erg betrokken bij de organisatie van evenement. Tussentijds wil hij graag rapportages ontvangen over wie zich al hebben ingeschreven en welke opties ze hebben gekozen. Om dit te kunnen faciliteren, hebben we een rapportagemogelijkheid gecreëerd, waarmee met één druk op de knop een volledige rapportage over het evenement in Microsoft Excel gegenereerd wordt.

Een andere arbeidsintensieve taak voor HOEZO! was het indelen van alle deelnemers in de verschillende workshops. Voor workshops zijn doorgaans beperkingen in het aantal deelnemers, daarom konden deelnemers voorheen altijd een eerste, tweede en derde keuze opgeven. De medewerkers van HOEZO! moesten vervolgens handmatig een definitieve indeling maken en communiceren. Wij hebben hiervoor een intelligente oplossing ontwikkeld. De applicatie kent de maxima van de verschillende workshops, waardoor 'overboeken' niet meer kan voorkomen. Handmatig indelen is dus niet meer nodig. Bij uitval van een workshop stuurt het systeem automatisch een mail naar alle deelnemers met een link waarmee ze direct kunnen inloggen om zélf een alternatieve workshop uit te kiezen.

Meerwaarde voor deelnemers, besparingen voor HOEZO!

Één van onze speerpunten is "besparing door meerwaarde", ook dit is op HOEZO! van toepassing. Zo hebben we voor deelnemers van evenementen een inlogmogelijkheid gecreëerd. Voor deelnemers is dit prettig, ze kunnen nu bijvoorbeeld hun eigen inschrijvingen inzien en aanpassen. Hiervoor is geen tussenkomst van de medewerkers van HOEZO! meer benodigd. Eventuele facturen kunnen ze per e-mail ontvangen of downloaden van hun eigen profielpagina. Voor een aantal van de deelnemers geldt dat ze zich één of meerdere keren per jaar aanmelden, dankzij een inlogsysteem hoeven ze niet elke keer al hun gegevens op te geven. Indien een deelnemer toch liever deelneemt aan een andere workshop, geen probleem, dat kunnen ze eenvoudig zélf wijzigen.
Er is een flinke besparing op arbeidstijd gerealiseerd, doordat deelnemers zelf hun zaken online kunnen regelen. Bij aanpassingen hoeft HOEZO! geen handmatige wijzigingen meer door te voeren in bijvoorbeeld de rapportages of de workshopindelingen.

Congrezzo

Deze applicatie is niet uitsluitend vóór HOEZO! ontwikkeld, maar juist ook mét HOEZO!. Hun praktijkervaring en onze kennis hebben we gecombineerd tot deze zeer veelzijdige en gebruikersvriendelijke congresapplicatie, geschikt voor het organiseren van zeer uiteenlopende evenementen en congressen. Dit congresregistratie-systeem hebben we Congrezzo genoemd.
Organiseert u congressen en evenementen en wilt u ook besparen én meerwaarde realiseren? Wilt weten welke voordelen een online applicatie biedt voor uw congresregistratie? Lees dan meer over de precieze mogelijkheden en voordelen van Congrezzo of neem contact met ons op.

Ja, ik wil meer informatie over case: HOEZO!!

Vul hieronder uw gegevens in, dan nemen wij zo spoedig mogelijk contact met u op.

onderwerp
*
uw naam
*
bedrijfsnaam
telefoon
email
*
bericht
*
website
*